GLN: что это за номер организации, где его взять и зачем он нужен

GLN (Global Location Number) — глобальный номер места нахождения: тринадцать цифр, которыми в системах идентификации обозначают не товар, а участника обмена. Юридическое лицо, склад, магазин, производственную площадку. Формат тот же, что у штрих-кода на упаковке, а смысл другой: GTIN отвечает на вопрос «что это за товар», GLN — «кто и откуда».

Спрашивают его в одном и том же наборе ситуаций: торговая сеть заводит поставщика в свою систему, оператор ЭДО настраивает обмен документами, покупатель указывает в заказе, на какой склад везти. Во всех трёх случаях программе нужен номер, а не название компании, которое каждый пишет по-своему.

Разберём по порядку: на что выдают номер, чем технический GLN отличается от полноценного, где взять свой и как найти чужой. «Сертификат РБ» — аккредитованный регистратор системы DiSAI, поэтому и поиск по ИНН, и проверку номера можно сделать прямо на этой странице, не уходя в реестр.

Что такое GLN простыми словами

Представьте накладную. В ней написано, кто отправитель, кто получатель и на какой склад везти. Человек прочитает и разберётся, даже если название написано с сокращением, а адрес — в свободной форме. Программа не разберётся: для неё «ООО „Ромашка“» и «ООО Ромашка» — разные строки, а «склад №2» вообще ни о чём не говорит.

GLN решает ровно эту задачу. Каждому участнику и каждой его площадке присваивается свой номер, и в электронном документе вместо названий стоят цифры: отправитель — такой-то номер, получатель — такой-то, доставить на такой-то. Двусмысленность исчезает.

Отсюда вещь, которая многих удивляет: номеров у компании обычно несколько. Один на юридическое лицо, отдельные — на склады, магазины, цеха, пандусы приёмки. Небольшому производителю хватает одного, у сети с двумя сотнями точек их будет столько же.

На что выдают GLN: организация, склад, магазин, точка доставки

«Место нахождения» в названии номера понимается широко — это любой объект, который должен различаться в документах. На практике номера заводят на такие объекты:

• Юридическое лицо — основной номер компании, тот самый, который просят при подключении к обмену документами.
• Склад отгрузки — чтобы в заказе было видно, откуда едет партия. Если складов несколько, а номер один, каждая отгрузка превращается в переписку.
• Магазин или торговый объект — адрес доставки в заказе сети.
• Точка доставки и место погрузки — у крупных площадок это бывают разные ворота одного здания.
• Производственная площадка — цех, участок, отдельный корпус.

Сколько номеров заводить — решает не система, а ваш контрагент: столько, сколько объектов ему нужно различать. Начинают обычно с одного номера на юрлицо и добавляют остальные по мере того, как появляются требования.

Зачем GLN просят поставщик или торговая сеть

Три типичные ситуации, в которых приходит то самое письмо.

Подключение к сети. Крупный ритейл работает с поставщиками через электронный обмен документами. Чтобы завести вас в свою систему, сети нужен ваш идентификатор — и адрес склада, с которого поедет товар, тоже в виде номера.

Заказ и поставка. В заказе указывается, на какую именно точку везти. Если у вас три склада, а номер один, система не поймёт, откуда отгрузка, — и это выливается в ручные уточнения по каждой партии.

Обмен документами с контрагентом. Оператор ЭДО просит идентификаторы обеих сторон при настройке обмена: без них документы не свяжутся между собой автоматически.

Чего в этом списке нет: GLN не подтверждает качество, не заменяет декларацию или сертификат и не имеет отношения к безопасности продукции. Это чистая идентификация, служебный номер для машин.

Технический и полноценный GLN — в чём разница

Номер организации выдаётся в двух вариантах. Цифры в обоих случаях устроены одинаково — отличается то, что система отвечает на запрос по этому номеру.

Технический GLN есть у каждого участника. Он присваивается автоматически при регистрации, когда компания получает штрих-коды на продукцию, и отдельной платы за него нет. Ограничение одно: по такому номеру система подтверждает только сам факт — да, такой участник зарегистрирован. Данные организации, включая адрес места нахождения, оператору по нему не передаются. Части провайдеров этого достаточно, части — нет.

Полноценный GLN оформляется отдельно, и на него выдаётся собственное свидетельство. С этого момента система отвечает на запросы провайдеров содержательно: подтверждает, что номер закреплён за организацией, и передаёт её данные вместе с адресом площадки. Свидетельство действует пять лет. Этот вариант и просят, когда провайдеру мало технического номера и он требует «функциональный» или «подтверждённый».

Разница с альтернативой видна на сроке. В другой системе идентификации номер организации продаётся с ежегодным продлением — платить приходится каждый год, пока номер нужен. У нас свидетельство выдаётся сразу на пять лет одним платежом, без ежегодных взносов. Стоимость — в блоке ниже.

Где взять GLN и как узнать свой

Номер организации присваивается системой идентификации при регистрации участника. В DiSAI это происходит вместе с получением номеров на продукцию: компания заводится в системе, за ней закрепляются диапазоны номеров, а сама организация получает свой GLN. На карточке участника в реестре он и указан — с формулировкой, что номер выдан системой.

Если вы уже получали у нас штрих-коды, номер организации у вас, скорее всего, есть — достаточно посмотреть в реестре или спросить нас. Если кодов ещё нет, всё начинается с обычной заявки: оформление штрих-кодов на продукцию.

Быстрее всего номер находится в свидетельстве, которое приходит на почту при регистрации. В нём есть QR-код: наведите камеру телефона — откроется карточка участника на сайте системы, там и указан GLN. Если свидетельство не под рукой, работают ещё два пути: найти организацию в реестре по номеру или спросить у нас — мы аккредитованный регистратор и видим записи своих участников.

Технический номер входит в регистрацию: отдельно за него платить не нужно, он появляется вместе со штрих-кодами на продукцию. Полноценный номер со свидетельством оформляется как отдельная услуга — стоимость в блоке ниже.

Как узнать GLN по ИНН

Чаще всего вопрос звучит именно так: есть ИНН, а нужен номер организации. Отвечаем прямо на странице — форма ниже ищет по реестру системы DiSAI. Введите десять цифр ИНН организации или двенадцать у предпринимателя: в ответе будет название компании и её GLN. Если ИНН в системе не значится, форма так и скажет — значит, компания либо не регистрировалась, либо получала номер в другой системе идентификации.

Форма ищет по реестру системы. Переключатель наверху выбирает, что вам известно: вкладка «Знаю ИНН» находит организацию и её номер, вкладка «Знаю номер GLN» отвечает на обратный вопрос — чей это номер.

Так же проверяют и контрагента перед тем, как заводить его в справочник: по ИНН из договора видно, есть ли компания в системе и какой номер за ней закреплён. Если номер не находится — это ещё не признак недобросовестности: систем идентификации несколько, и компания могла получить номер в другой. Тогда его запрашивают у контрагента вместе с названием системы.

Остальные ситуации закрываются так:

1. Ищете свой номер — быстрее всего по QR-коду в свидетельстве о регистрации; если номера оформлялись через нас, достаточно просто спросить.
2. Знаете штрих-код товара — по нему видно правообладателя и его GLN: проверка GTIN по реестру.

Одна оговорка, чтобы не терять время: GLN из ИНН не выводится расчётом. Это не контрольная сумма и не производная от реквизитов — номер выдаётся системой из закреплённого диапазона, а поиск лишь связывает две записи в реестре. Поэтому «вычислить» GLN по ИНН нельзя ни вручную, ни калькулятором, его можно только найти.

Как проверить GLN

Обратная задача: номер на руках, и надо понять, выдан ли он вообще и той ли компании принадлежит. Введите тринадцать цифр — в ответе будет организация, за которой закреплён номер, и подтверждение, что он выдан системой.

Проверка нужна не из подозрительности, а по делу: номер из письма легко приходит с опечаткой, а в справочнике поставщиков он потом живёт годами и разбирается уже при сбое поставки. Минута на сверку в момент заведения карточки экономит переписку на этапе, когда партия уже собрана.

Чем GLN отличается от GTIN

Оба номера состоят из тринадцати цифр и выглядят одинаково, но отвечают на разные вопросы.

• GTIN — «что это за товар». Присваивается товарной позиции: конкретному наименованию в конкретной фасовке. Печатается на упаковке в виде штрих-кода, попадает в карточку Национального каталога.
• GLN — «кто и где». Присваивается организации или её площадке. На упаковке его не печатают, он живёт в документах и справочниках.

Бытовая аналогия: GTIN — это артикул товара, GLN — реквизиты и адрес в накладной, только машиночитаемые. Один и тот же чай в пачке по 25 пакетиков имеет свой GTIN, а склад, с которого его отгружают, — свой GLN.

Если вам нужен номер именно на продукцию, вам сюда: код GTIN для Честного знака. Здесь речь о номере организации.

GLN в электронном документообороте

В ЭДО номер работает как ключ связи. Заказ от покупателя, ответ поставщика, уведомление об отгрузке, накладная, счёт — все эти документы ходят между разными системами, и в каждом стороны обозначены номерами. Сопоставление идёт по ним, а не по названиям.

Поэтому и возникает знакомая цепочка: подключились к ЭДО — попросили GLN. Без него оператор не может настроить маршрутизацию, а сеть не заведёт вас в справочник поставщиков.

Ещё одна деталь, о которой лучше знать заранее: набор принимаемых номеров у провайдеров разный. Часть операторов работает с номерами нашей системы, часть принимает только свои. Выясняется это до подключения, а не после, поэтому скажите, через какого провайдера идёт обмен, — мы ответим прямо: хватит технического номера, нужен полноценный или наш вариант вам не подходит.

FAQ

GLN — что это простыми словами?

Тринадцатизначный номер организации или её площадки: юрлица, склада, магазина. Нужен, чтобы в электронных документах стороны и адреса обозначались цифрами, а не названиями, которые каждый пишет по-своему.

Чем GLN отличается от GTIN?

GTIN опознаёт товар и печатается на упаковке штрих-кодом. GLN опознаёт организацию или место и живёт в документах. Формат у обоих одинаковый — тринадцать цифр, назначение разное.

Что такое GLN поставщика?

Это его номер как участника обмена: по нему сеть или оператор ЭДО опознаёт, от кого пришёл документ. Когда у вас просят «GLN поставщика», имеют в виду именно ваш номер организации.

Сколько номеров GLN нужно компании?

Как минимум один — на юридическое лицо. Дальше по потребности: отдельные номера на склады, магазины и площадки, если контрагенту нужно различать, откуда идёт отгрузка и куда доставка.

Где посмотреть свой GLN?

В документах, полученных при регистрации в системе, или в реестре — по карточке организации. Если номера оформляли через нас, достаточно спросить: мы видим записи своих участников.

Печатается ли GLN на упаковке?

Нет. На упаковке печатается GTIN — номер товара. GLN используется в документах, справочниках и системах обмена, иногда его наносят на транспортные этикетки для обозначения адреса доставки.

Как узнать GLN организации по ИНН?

В реестре системы есть поиск по ИНН: по десяти- или двенадцатизначному номеру он выдаёт название организации и её GLN. Если ИНН не находится, компания либо не зарегистрирована в системе, либо получала номер в другой. Свой номер быстрее посмотреть по QR-коду в свидетельстве.

Будет ли ваш GLN работать с моим оператором ЭДО?

У операторов разные требования: одним хватает технического номера, другим нужен полноценный со свидетельством, отдельные принимают только номера своей системы. Назовите провайдера до оплаты — проверим совместимость и ответим прямо.

Сколько стоит GLN?

Технический номер отдельной платы не требует — он входит в регистрацию при оформлении штрих-кодов. Полноценный номер со свидетельством — платная услуга, свидетельство выдаётся на пять лет без ежегодных продлений. Точную сумму называем сразу при обращении и фиксируем в счёте.

Нужно ли продлевать GLN?

Технический номер живёт, пока компания остаётся участником системы, и срока сам по себе не имеет. У свидетельства на полноценный номер срок пять лет — дальше переоформление. Если реквизиты организации изменились, запись в реестре нужно обновить в любом случае.