Сертификат ИСО 30300: оформим систему управления документами

ИСО 30300 — серия стандартов на системы управления документами. Она отвечает на вопрос, как организация распоряжается своими документами на всём их пути: кто и по каким правилам их создаёт, где они хранятся, сколько лежат, кому доступны и когда уничтожаются. Сертификат подтверждает, что этот порядок описан и работает, а не держится на памяти одного делопроизводителя.

Спрашивают документ чаще всего в двух ситуациях: при переходе на электронный документооборот, когда выясняется, что правила хранения нигде не зафиксированы, и в закупках, где заказчик требует подтверждения зрелости внутренних процессов.

Центр сертификации «Сертификат РБ» оформляет сертификат напрямую, как орган по сертификации, без посредников и наценок сверху. Поможем описать систему, если её нет на бумаге, подготовим комплект документов и доведём до готового бланка.

Что такое ИСО 30300 и что ещё входит в серию

Серия построена так же, как большинство стандартов на системы менеджмента: отдельно понятия, отдельно требования, отдельно рекомендации по внедрению.

• ИСО 30300 — основные положения и словарь. Задаёт понятийную базу: что считать документом, метаданными, системой управления документами.
• ИСО 30301 — требования к системе. По этому документу и проводится оценка соответствия, поэтому в сертификате обычно фигурируют оба обозначения.
• ИСО 30302 — руководство по внедрению: как перейти от требований к рабочим процедурам.

Организация сертифицируется на систему управления документами целиком, а не на отдельный архив или конкретную информационную систему. Область сертификации формулируется по видам деятельности и подразделениям, которые вы заявляете.

ГОСТ Р ИСО 30300-2015: какая редакция действует

• ГОСТ Р ИСО 30300-2015 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь» — действующий национальный стандарт, утверждён приказом Росстандарта 9 декабря 2015 года. Идентичен международному ИСО 30300:2011.
• ГОСТ Р ИСО 30301-2014 — парный стандарт с требованиями к системе управления документами.

Расхождение в годах смущает: национальный стандарт вышел в 2015 году, международный — в 2011-м, при этом текст один и тот же. Российская версия просто принята позже. Если заказчик написал в требованиях «ГОСТ Р ИСО 30300-2015», а вам предлагают документ со ссылкой на ИСО 30300, речь об одном и том же стандарте.

Кому нужен сертификат ИСО 30300

• Организациям с большим документооборотом — проектным, строительным, транспортным, где комплект по одному объекту исчисляется тысячами листов;
• банкам, страховым и финансовым компаниям, где сроки хранения и доступ к документам регулируются жёстко;
• государственным и бюджетным учреждениям, архивным и делопроизводственным службам;
• компаниям, переходящим на электронный документооборот, — при переводе в цифру правила хранения приходится описывать заново;
• участникам тендеров, где сертификат добавляет баллы по квалификации наравне с ISO 9001;
• организациям с распределённой структурой — филиалы, обособленные подразделения, общий центр обслуживания.

Обязательной сертификация по ИСО 30300 не является: законом она не установлена и проводится добровольно. Обязательной её делают требования заказчика или условия конкретной закупки.

Что проверяют в системе управления документами

• Политика и ответственность — кто отвечает за документы, какие полномочия у службы делопроизводства.
• Классификация документов — номенклатура дел, категории, привязка к процессам организации.
• Метаданные — набор сведений, по которым документ находится и опознаётся: автор, дата, вид, связи с другими документами.
• Сроки хранения и уничтожение — на каком основании установлены, как оформляется отбор к уничтожению.
• Доступ и защита — кто имеет право читать и изменять документы, как это ограничение реализовано.
• Хранение и миграция — условия хранения бумаги, перенос в электронный вид, читаемость файлов при смене программ.
• Мониторинг и внутренний аудит — проверка, что правила соблюдаются в реальной работе.

Слабое место почти у всех одно — сроки хранения и уничтожение. Документы копятся годами, потому что выбросить страшно, а основания для уничтожения не оформлены. Разбор этого участка обычно и даёт основной эффект от внедрения.

ИСО 30300 и ГОСТ Р ИСО 15489: в чём разница

Стандарты соседние, но уровни у них разные. ГОСТ Р ИСО 15489 описывает сами процессы работы с документами — как их создавать, регистрировать, хранить. ИСО 30300 и ИСО 30301 надстроены выше: это система менеджмента с политикой, целями, ответственностью руководства и внутренними аудитами. Сертифицируют систему, то есть серию 30300, а 15489 остаётся рабочим инструментом внутри неё.

С другими системами менеджмента серия стыкуется без конфликтов: ISO 9001 уже требует управления документированной информацией, а ISO 27001 закрывает защиту той её части, которая относится к информационной безопасности. Когда одна из систем внедрена, часть документации переиспользуется, и пакетом выходит дешевле, чем двумя отдельными заходами. Полный перечень направлений — в разделе сертификация ISO.

Как проходит сертификация

• Заявка и определение области сертификации — виды деятельности и подразделения, стоимость и срок называем сразу.
• Анализ документов — регистрационные документы организации, номенклатура дел, положения о службе делопроизводства, инструкции, если они есть.
• Подготовка документации — разрабатываем политику, процедуры, порядок хранения и уничтожения под требования стандарта.
• Оценка соответствия системы требованиям.
• Выдача сертификата и внесение в реестр. Срок действия — до трёх лет.

Сертификация проводится в системе добровольной сертификации «ПромТехСтандарт» (регистрационный номер РОСС RU.З1391.04ИБФ0). Проверить выданный документ можно по QR-коду на бланке в реестре sert-reestr.net: номер, держатель, срок действия и область должны совпадать с бумагой.

FAQ

Сертификат оформляется по ИСО 30300 или по ИСО 30301?

Требования к системе содержатся в ИСО 30301, основные положения и словарь — в ИСО 30300. Оценка проводится по требованиям, а в документе обычно указывается серия целиком.

Действует ли ГОСТ Р ИСО 30300-2015?

Да, это действующий национальный стандарт, идентичный ИСО 30300:2011. Разница в годах — только дата принятия российской версии.

Обязателен ли ИСО 30300 по закону?

Нет, сертификация добровольная. Обязательной её делают требования заказчика или условия закупки.

Чем стандарт отличается от ГОСТ Р ИСО 15489?

15489 описывает процессы работы с документами, серия 30300 — систему менеджмента над этими процессами: политику, цели, ответственность, аудиты.

Сколько стоит сертификат ИСО 30300?

Стоимость зависит от области сертификации, числа подразделений и готовности документации. Смету считаем бесплатно и фиксируем в договоре.

На какой срок выдаётся сертификат?

До трёх лет. Область сертификации фиксируется в документе, поэтому формулировать её стоит с учётом подразделений, которые вы планируете заявлять в закупках.