Отказное письмо на продукцию — кто заказывает, какие документы нужны и что получаете в итоге

Отказное письмо на продукцию — документ, подтверждающий, что конкретный товар не подлежит обязательной сертификации, декларированию или государственной регистрации согласно действующим техническим регламентам ЕАЭС и национальному законодательству. Документ выдаётся по итогам идентификации продукции и анализа нормативной базы — без лабораторных испытаний и без образцов товара.

Сертификат РБ оформляет официальные отказные письма на продукцию любого типа: отечественную и импортную, серийную и партионную, для торговли, маркетплейсов и таможни. Получить отказное письмо на продукцию или сделать отказное письмо на товар можно онлайн по всей России — выдаём документ в течение одного рабочего дня.

Кто может заказать отказное письмо на продукцию

Заявителем может выступать любое юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, имеющий отношение к обороту данного товара: производитель, официальный поставщик, импортёр, дистрибьютор или продавец. Физическое лицо без статуса ИП получить отказное письмо не может — документ оформляется только на субъект предпринимательской деятельности. Исключение — самозанятые: для них действует отдельный порядок, подробнее на странице отказное письмо для самозанятых.

Производитель и поставщик получают документ на своё наименование — в нём фигурируют их реквизиты и их товар. Продавец-перекупщик может заказать отказное письмо на товар поставщика, если у поставщика такого документа нет, но в этом случае в письме указывается, что заявитель — продавец, а не изготовитель. Это важно при загрузке документа на маркетплейс: некоторые площадки проверяют соответствие заявителя в письме и продавца в личном кабинете.

Количество позиций товаров в одном письме не ограничено — можно включить весь ассортимент, если он попадает под одну нормативную базу. Если часть товаров регулируется разными регламентами — потребуется несколько документов.

Отдельный вопрос — отказные письма производителей и поставщиков для торговых сетей. Крупные сети при заключении договора поставки запрашивают пакет разрешительной документации: сертификаты, декларации или отказные письма для продажи товара — в зависимости от его типа. Где взять отказное письмо на товар в таком случае — у аккредитованного органа сертификации: только такой документ имеет юридическую силу и будет принят сетью или проверяющим органом.

Какие документы нужны для оформления

Для отказного письма не требуется образцов продукции, протоколов испытаний или технической документации в полном объёме. Достаточно минимального пакета:

• ИНН и ОГРН заявителя (или ОГРНИП для ИП)
• Наименование продукции и её описание: состав, назначение, область применения
• Код ТН ВЭД — если известен; если нет, подбираем самостоятельно
• Для импортной продукции — инвойс или договор поставки с указанием наименования товара
• Фотография или изображение продукции — помогает при идентификации пограничных позиций

Нотариально заверенных копий и оригиналов учредительных документов не требуется — достаточно скан-копий или реквизитов. Весь пакет передаётся онлайн.

Если код ТН ВЭД не известен — не страшно: специалист подбирает его самостоятельно на основании описания и фотографии товара. Это часть работы по оформлению, а не дополнительная услуга. Правильный код принципиально важен: именно по нему определяется, под какие перечни обязательной оценки соответствия попадает продукция. Ошибка в коде означает, что письмо может быть оспорено — особенно при таможенном контроле или проверке площадкой.

Как проходит идентификация продукции

Идентификация — ключевой этап оформления отказного письма. Именно здесь определяется, под какие технические регламенты и национальные стандарты теоретически может попадать товар, и почему он в итоге не подлежит обязательной оценке соответствия.

Специалист устанавливает код ТН ВЭД, проверяет перечни продукции, подлежащей обязательной сертификации и декларированию, сверяется с постановлениями Правительства РФ и решениями Коллегии ЕЭК. Если продукция схожа с подпадающей под регламент, но в его перечень не входит — это отдельно аргументируется в тексте письма со ссылками на конкретные пункты нормативных актов.

Если в процессе идентификации выясняется, что товар всё же подлежит обязательной оценке соответствия — сообщим об этом до оформления, объясним, какой документ нужен, и предложим его оформить. Деньги за отказное письмо в этом случае не берём.

Чаще всего сложности возникают с пограничными позициями: товар внешне похож на продукцию, подпадающую под регламент, но по составу, назначению или области применения в перечень не входит. Например, декоративные изделия из текстиля и одежда регулируются по-разному; крепёжные изделия общего назначения и крепёж для строительных конструкций — тоже. В таких случаях в письме даётся развёрнутое обоснование с точными ссылками на нормативные акты — чтобы документ выдержал проверку на маркетплейсе или при таможенном контроле.

Что содержит готовое отказное письмо на продукцию

Готовый документ оформляется на бланке органа сертификации и содержит:

• Реквизиты органа сертификации и номер аккредитации в системе ГОСТ Р
• Реквизиты заявителя
• Наименование и описание продукции, коды ТН ВЭД
• Перечень технических регламентов ЕАЭС, национальных стандартов и нормативных актов, в перечни которых данная продукция не входит
• Обоснование — со ссылками на конкретные пункты и приложения регламентов
• Подпись уполномоченного эксперта и печать органа

Документ предоставляется в электронном виде — PDF с подписью. При необходимости выдаётся оригинал на бумажном носителе. Образец готового документа — на странице образец отказного письма.

Из нашей практики

Клиент обратился с просьбой оформить отказное письмо для загрузки на Wildberries — товар продавался несколько лет, письмо было старое и площадка перестала его принимать после обновления требований. В документе не хватало ссылок на актуальные редакции регламентов — площадка отклонила его автоматически. Переоформили письмо с актуальной нормативной базой, карточка прошла модерацию в тот же день. Таких случаев становится всё больше: письма, оформленные 2–3 года назад, нередко уже не соответствуют текущим требованиям площадок, даже если сама продукция не изменилась.

За прошедший год оформили 5 840 отказных писем — от бытовых товаров до промышленного оборудования. Раскройте нужную категорию и посмотрите примеры документов на продукцию, похожую на вашу. Не нашли — позвоните, скорее всего уже оформляли.

FAQ

Нужно ли отказное письмо на каждую партию товара или достаточно одного?

Одного достаточно — если речь о серийной продукции с неизменным составом и назначением. Отказное письмо не привязывается к конкретной партии или количеству товара. Площадки, торговые сети и проверяющие органы принимают один документ на весь ассортимент позиций, включённых в письмо. Исключение — таможенные отказные письма: они оформляются под конкретный контракт или инвойс и не распространяются на последующие поставки.

Можно ли включить в одно письмо продукцию разных производителей?

Нет. Отказное письмо оформляется на одного заявителя. Если вы продаёте товары нескольких поставщиков — либо каждый поставщик предоставляет своё письмо, либо вы как продавец заказываете отдельное письмо на каждого поставщика от своего имени.

Отказное письмо на продукцию и отказное письмо поставщика — это одно и то же?

По сути — да. «Письмо поставщика» — это бытовое название отказного письма, которое поставщик передаёт покупателю или маркетплейсу в качестве подтверждения правомерности продаж. Документ один и тот же, разница только в том, кто выступает заявителем: производитель или продавец.

Что делать, если товар изменился после получения письма?

Если изменилось наименование, состав, назначение или торговая марка — письмо нужно переоформить. Нормативная база также проверяется заново: за время действия документа могли вступить в силу новые технические регламенты, под которые теперь попадает продукция. Стоимость переоформления такая же, как первичного оформления: объём работы идентичен.

Как получить отказное письмо на товар — с чего начать?

Оставить заявку — и дальше специалист ведёт процесс сам. Для старта достаточно наименования товара и ИНН: код ТН ВЭД подберём самостоятельно, нормативную базу проверим, макет согласуем. В Сертификате РБ весь цикл занимает один рабочий день. Если описание продукции понятное и код ТН ВЭД не вызывает споров — возможно оформление в день обращения.

Принимают ли маркетплейсы отказное письмо на продукцию?

Да, но у каждой площадки свои требования к форме и содержанию. Wildberries, Ozon и Яндекс Маркет периодически обновляют требования к документам — подробнее на странице отказные письма для маркетплейсов.

Можно ли получить отказное письмо на продукцию из Китая?

Да. Процедура та же, что для отечественного товара — добавляется только инвойс или договор поставки. Если письмо нужно для таможни — оформляется отдельный формат документа с привязкой к конкретному контракту. Подробнее: отказное письмо на импорт из Китая.